マンションの登記識別情報を紛失!そんなときの対処法は?

顔色が悪く頭を抱えている女性

「マンションを売却しようと準備していたら、登記識別情報が見当たらない!どうしよう…?」

 

不動産売買のときに必要となるのが、『登記識別情報』です。

 

マンション購入時に重要書類として受け取っているはずですが、もしも見つからないよきは一体どうすれば…?

 

 

今回は、登記識別情報や、紛失したときの対処法などをお伝えしていきますね。


 

そもそも登録識別情報とは?

疑問を持つ女性

そもそも、この「登記識別情報」がどういったものであるか、ご存知でしょうか?

 

これは登記識別情報通知書に記載された英数字のこと。
不動産の各種手続きに使います。

 

以下で詳しく解説していきましょう。

 

登記識別情報は登記名義人本人であることを証明する役割がある

登記識別情報とは、不動産情報が登録されている12桁の英数字のことで、いわゆる『不動産情報が保存されたパスワード』みたいなもの。

 

2005年以前までは、『登記済権利証』(以下「権利証」)が使われていました。
権利証とは、不動産の持ち主が登記した本人であることを証明した書類となります。

 

不動産売買時には必須の書類なので、無くさないようにしっかりと保管するべきです。

 

ちなみに、使用する際には本人の身分証明や印鑑証明書も必要です。

 

2006年以降からは不動産登記法が改正され、権利証の代わりに現在の「登記識別情報」が導入されました。

 

「登記識別情報通知書」に、目隠しされるように12桁の登記識別情報が記載されています。

 

「書類そのものが証明書」→「パスワードとして発行」に変更されたことで、オンラインの登記申請に対応しました。

 

さらに2015年以降からは、QRコードも記載され、ますます書類の電子化が進んでいます。

 

登記識別情報は、目隠しシールまたは袋とじなどで隠された状態で発行されますので、そのままでは見ることができません。

 

これは、誰かが勝手に盗み見て悪用するのを防ぐためです。
ですので目隠しのままで保管しましょう。

 

登記識別情報が発行されるタイミング・使うタイミングとは?

登記識別情報が載った「登記識別情報通知書」は、法務局登記官より発行されます。

 

不動産の名義変更時に登記人が変わると発行されます。

 

登記識別情報は原則、不動産1筆・申請者1名につき1通が発行される仕組みとなっています。

 

そのため、たとえばマンションの名義人が2名のときは、合計2通発行となります。

 

この登記識別情報を使うタイミングは、主に以下の3つ。

  1. 金融機関でローンを組み、不動産に抵当権を設定されるとき
  2. 不動産の所有権移転登記が必要となるとき
  3. 不動産を手放すことで抹消登記が必要となったとき

 

使用するときには、登記識別情報を申請書に記入するだけでOKです。

 

登記識別情報は売却時に必要

上記2番でご紹介したとおりです。
不動産の売買時には、なくてはならないものなんですね。

 

不動産の所有権移転登記は義務ではないものの、所有権を第三者に対して主張するためには、欠かせない行為です。

 

購入者にとっては勝手に二重売買されるのを防ぐため、売り主にとっては固定資産税を請求されないため、そして金融機関に抵当権を設定してもらうにも欠かせません。

 

登記識別情報を紛失したら売却できないの?

マンション

実際にマンションを売ったとき、通知書がなかったら売却はパーになるのでしょうか?

 

登記識別情報を紛失してしまったらどうすれば良いのかを以下で解説していきますよ。

 

登記識別情報の再発行は不可!

「登記識別情報がわからない!」
「無くしてしまった!」
これは、焦ってしまいますよね。

 

そんなとき、法務局に頼んで再発行してもらえばいいのでは?

 

しかし残念ながら、登記識別情報は再発行不可。
さらに、番号そのものを変えることもNO。

 

とはいえ、登記識別情報がないから不動産手続きが一切ダメなわけでも、マンション所有権が喪失するわけでもありません。

 

登記識別情報が不明なときは、代替手段を利用しましょう!

 

紛失したときは3つの代替手段を利用しよう

登記識別情報通知書を紛失してしまい、どうしても分からなくなってしまったときは、3つの代替手段使うことで不動産手続きが可能となります。

 

その方法は、以下の3つ。

  1. 「事前通知制度」
  2. 「有資格者による本人確認情報」
  3. 「公証人による本人確認情報」

 

方法その1 登記官による「事前通知制度」

法務局に直接申し出て、登記実行をする制度のこと。

 

事前通知制度の手順
  1. 登記所に連絡し、登記申請に関する事実確認書類を郵送してもらう
  2. 申出期間の間に、署名・押印をして返送する

 

これにより、不動産登記の実行が可能となります。
ただしこの方法は、さほど使われません。

 

そのワケは、郵送中は不動産権利所有権が曖昧になってしまう・その間は登記手続きが停止されると・第三者(とくに金融機関)にとっては本当に登記手続きができているのか確認がとれないためです。

 

方法その2 有資格者による本人確認情報

この方法では、有資格者(司法書士・弁護士・土地家屋調査士など)に依頼して、不動産所有者が本人であることを証明する書類を発行してもらいます。

 

不動産登記は司法書士に頼むのが一般的なので、ついでにやってもらう人が多いです。

 

有資格者による本人確認情報の手順
  1. 有資格者に頼んで、直接面会。不動産取得の経緯や無くした事情などを記述してもらう
  2. 身分証・売買契約書・領収書・印鑑証明書などを見せて本人確認
  3. 本人確認情報書類を発行してもらう

 

こうして発行された書類が、登記識別情報の代わりとして有効となります。

 

しかし依頼した有資格者に対して、報酬を支払わないといけません。
相場でおおよそ5万円、高くて10万円もかかります。

 

また、プライベートのことまで細かく話さないといけませんから、それが苦痛になる人もいます。

 

方法その3 公証人による本人確認情報

こちらは公証役場へ行き、本人確認をしてもらって書類を発行してもらう方法です。

 

公証人による本人確認情報
  1. 公証人役場へ行く
  2. 公証人の前で、身分証明書・印鑑証明書などで本人確認し、登記申請委任状に署名・押印する
  3. その委任状に公証人から認証を受ける

 

こちらの方法でも、登記識別情報の代わりとなります。
最も簡単な方法であり、費用も5,000円前後と安いのが特徴です。

 

しかし多くは公証人役場へ赴くのが面倒と考え、司法書士などに依頼する人が多いです。

 

もしも盗まれた場合は失効手続きを!

「もしかしたら、登記情報識別通知書を盗まれたかもしれない…!」
そんなときは、法務局に連絡をして「登記識別情報の失効失効申出」を行いましょう。

 

これはその名の通り、登記所に申し出することで登記識別情報を利用できなくする手続きです。

 

悪用される心配はなくなりますが、あとで見つかった場合でも、利用することができなくなります。

 

失効申出とは別に「不正登記防止申出」という制度もご紹介します。
こちらは登記所に申し出ることで、3ヶ月の間にもし登記申請があったときは連絡が来る制度のこと。

 

こちらは登記識別情報そのものを失効させるわけではなく、あくまでも、登記で使用されたときに連絡がくる制度なので、不正利用を防げます。

 

しかし3ヶ月ごとに申し出をしなければならないのがネックでしょう。

 

登記識別情報・登記識別情報通知書に関するよくある疑問に答えます

ここでは、登記識別情報・登記識別情報通知書でよくある疑問について解説していきます。

 

1. 登記識別情報通知書が発行されないケースもあるってホント?

これは、不動産売買のときに必ず発行されるわけではありません。
以下に当てはまるケースでは発行されません。

  • 発行を希望しない
  • 登記名義人が変わっていない
  • 単なる末梢で新たな名義人が存在しない

 

とくに気をつけたいのが、「希望して登記識別情報を発行していない」ケースです。

 

マンション購入時に、もしも希望して発行していなければ、もちろん手元に通知書はありません。

 

この場合は代替方法で不動産売買を行うしかありませんので、注意しましょう!

 

2. 登記情報通知書の代わりに登記完了証は使える?

「登記完了証」とは、登記名義人に変更がないときに発行される通知書のこと。

 

これはあくまでも「不動産名義人が変わったお知らせ」の通知書であり、登記申請時に使用されることはありません。

 

なので、登記完了証は登記識別情報通知書の代わりにはならないんですね。

 

3. 原本を無くしてしまった…。コピーでも大丈夫?

登記識別情報通知書に記載されている「登記識別情報」さえ合っていれば、コピーでも大丈夫です。

 

お伝えしたように、申告時に必須となるのは12桁の「登記識別情報」です。
通知書書面そのものが証明書の役割にはなりませんから、コピーや手書きでも問題ありません。

 

まとめ

登記識別情報は、マンション売買時には必要となる重要なもの。
マンションを売ろうと思い立ったら、あるかどうかチェックしてみましょう。

 

でも、紛失したからといって売買契約ができないわけではありません。
きちんと代替方法も用意されています。

 

 

紛失して困ったときには、この記事を読み返してみてくださいね。


 

 


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